Toplantılar profesyonel hayatın vazgeçilmezleri, fazlası da zarar azı da zarar, ortasına bulmak lazım bazı durumlarda.
Toplantılara hazırlıklı gitmek ciddiyetin temeli. Not almak, sorular sormak, soru-cevap yapmak vazgeçilmezi.
Toplantıya katılırsın, ne bir not kağıdın vardır ne bir toplantı defterin, ne de tabletin, bu özensizlik, karşı tarafa toplantıyı ne kadar kaale aldığının en büyük göstergesidir. 1 saat 1,5 saat süren toplantının tamamını zihnine kazıman kolay değildir. Mihenk taşı koyman lazım bazı yerlerde defterine, tabletine. Bir gün geri dönüp bakarsan eğer, neler yaptığını, hangi toplantılara girdiğini anlar, kendini güncellersin bazı zamanlarda…
En büyük ayıptır bana göre toplantı esnasında bilgisayar açmak, bilgisayarda bir taraftan diğer işlerini tamamlamak. Sen yapmadın mı hiç sorusu gelir akla hemen. Mutlaka yapmışımdır, gerekli durumlar da yaparım da, tezatta düşerim bu anlattığım konuya lakin yapman gerekeni yaparsın o anda.
Toplantıya zamanında katılmak da önemlidir diğer katılımcılar açısından, ne kadar önemsediğinizle alakalıdır. Erkenden toplantı salonunda veya odasında bulunman işi ne kadar sahiplendiğinizle alakalıdır. Günde toplantı sayısı 2’yi geçmemelidir kanımca, ne kadar fazla toplantı, o kadar fazla zaman kaybı. Toplantıdan çıkarsın, mütalaasını yaparsın, notlarını tazeler, düzenlersin ve aksiyonlarını alırsın.
Profesyonel hayatın bana öğrettiklerinden biraz yola çıkarsak şayet, etkin bir toplantı için neler gerekli bir de onlara bakalım.
Etkin Toplantı;
– Mail ile ilgili kişiler minimum 1 gün önceden davet edilmeli,
– Eksiksiz katılım olmalı ve sağlanmalı,
– Toplantı bitene kadar salon veya oda terk edilmemeli,
– Toplandı odası veya salonu rezervasyonu yapılmalı veya hazırlatılmalı,
– Yönlendirici veya moderatör kesinlikle olmalı,
– Uygun mekan olmalı (havalandırma, sıcaklık, ışık vb.),
– İlgili insanlardan oluşmalı (toplantının içeriğine uygun kişiler topluluğu),
– Sunumlar ve dokümanlar hazır bulunmalı (hazırlıklı gelmek, dokümanlarla sunumlarla sorularla gelmek),
– Eşit konuşma hakkı sağlanmalı (herkesin eşit miktarda konular hakkında görüş bildirmesi, sazı tek başına eline almaması),
– Toplantıya zamanında başlayıp, zamanında bitirilmeli,
– Bilgisayar olmamalı, akıllı telefonların ekranı masaya bakacak şekilde ters çevrilmeli, sesi kısık olmalı,
– Söz kesmemeli ve sabırlı olmalı,
– Gerekli yerlerde sorulacak sorular not alınmalı, toplantı sonundaki soru-cevap kısmında yöneltilmeli,
– Toplantı konusundan sapmamalı, sadece ve açık konuşmalar olmalı,
Yukarıda saydıklarımı kaç toplantıda gerçekleştirebiliyoruz, hadi biraz da kendimizi sorgulayalım. Bundan sonra da etkin toplantılar için elimizden geleni yapalım.
Yaptık, oldu, bitirdiye getirmeden, etkin toplantımızı yapalım…
